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Sie kennen das doch: E-Mails, deren Betreff für Sie unverständlich ist, Sie stehen an zehnter Stelle im Verteiler und fragen sich, ob Sie sich angesprochen fühlen müssen, E-Mails mit total schief gelaufener Formatierung …

Seien Sie willkommen im täglichen E-Mail Wahnsinn des Arbeitsalltags.

Schimpfen lässt sich allerdings immer leicht. Welche Etikette sollten Sie denn bei der Kommunikation per E-Mail eigentlich beachten?

Halten Sie den Verteiler möglichst klein

Eine E-Mail ist schnell geschrieben, ob der Inhalt verständlich ist und ob er alle Empfänger auch betrifft und diese etwas damit anfangen können, ist dem Schreiber meist egal. Hauptsache er hat möglichst viele Informationen an möglichst viele Empfänger weiter gegeben. Vermeintlich ist er so auf der sicheren Seite. Sicherlich können E-Mails bei Unstimmigkeiten ein Nachweis dafür sein, was wirklich besprochen wurde. Wenn dann aber der – oder schlimmer noch – die Empfänger Rückfragen haben und auch noch den „allen antworten“-Button drücken, endet das aber oft in einem Ping Pong-Spiel sowie Betreffzeilen die angeführt werden von „AW: Re: Re: Re …“- Schlangen. Deshalb gilt für den Verteiler das Motto: So viel wie nötig, so wenig wie möglich.

Ein Beispiel: Stellen Sie sich vor, es soll ein Abstimmungstermin gefunden werden.Obwohl mehrere Kollegen am Projekt beteiligt sind, sind nur Frau Pusebach und Herr Steppke Entscheidungsträger.

Frau Pusebach’s Assistentin setzt eine E-Mail auf und macht gleich zwei Terminvorschläge. „Für den Termin schlage ich vor: – Dienstag, 03.09.2019, 09:00 Uhr, alternativ, Donnerstag, 05.09.2019 um 13:00 Uhr. Ort: Ratsaal. Teilnehmer: Pusebach, Steppke.“  Herr Steppke kann entscheiden, welcher Termin ihm besser passt. Die anderen Kollegen werden über den Ausgang des Gesprächs informiert werden, müssen aber selbst nicht am Gespräch teilnehmen und somit auch nicht im Verteiler der E-Mail sein.

Überlegen Sie sich deshalb vorher genau, für wen Ihre Informationen nützlich sind, wer etwas abzuarbeiten hat und machen dies kenntlich. Manche Dinge lassen sich auch leichter durch den Griff zum Telefonhörer klären.

Die Kunst der Klarheit beginnt übrigens schon bei der Formulierung des Betreffs. Der Adressat muss sofort erkennen können, worum es in der E-Mail geht und wird Ihre E-Mail dann entsprechend priorisieren und bearbeiten können.

Verwenden Sie Anrede und Grußformel

Dass eine E-Mail oft etwas salopper formuliert ist, als ein (Geschäfts-)Brief, ist normal. Allerdings gehört es zu den Grundregeln der Kommunikation, dass man nicht einfach auf „antworten“ drückt und dann die Anrede und die Verabschiedung ganz vergisst. Sprechen Sie Ihr „Gegenüber“ genauso an, als würde er oder sie persönlich vor Ihnen stehen. Ist es Ihr Kollege Klaus, mit dem Sie sich seit Jahren duzen, dann verwenden Sie ein einfaches „Hallo Klaus“ und verabschieden Sie sich mit „Viele Grüße, Konrad“. Beantworten Sie die E-Mail eines Kunden, mit dem Sie noch sehr förmlich kommunizieren, verwenden Sie auch besser die Formel „Sehr geehrte/r Herr/Frau“. Die firmeneigene Verabschiedungsformel sollten Sie in der Kommunikation mit Kunden auf jeden Fall verwenden.

Setzen Sie sich Prioritäten

Zum guten Ton gehört auch, jede E-Mail zu beantworten. Sicherlich ist es in der heutigen Flut an E-Mails manchmal schwierig, den Überblick zu behalten. Deswegen sortieren Sie doch am Morgen Ihre E-Mails nach Priorität und beantworten die Wichtigen sofort und die etwas unwichtigeren später Lassen Sie Newsletter und Werbung, die Sie bekommen möchten, in einen extra Ordner laufen. Diese können Sie sich noch immer anschauen, wenn es etwas ruhiger ist und dann auch löschen. So behalten Sie Struktur im Posteingang. Generell gilt beim Thema Werbung: Was Sie nicht erhalten möchten, senden Sie auch keinem, es sei denn, er oder sie hat ausdrücklich danach gefragt.

Vermeiden Sie Prosa-Texte

Lange E-Mails in einem Fließtext heruntergeschrieben, sind schwierig zu lesen und wichtige Informationen können untergehen. Deswegen strukturieren Sie Ihre E-Mails. Schreiben Sie das Wichtigste zuerst. Klar und gut lesbar.  Das kann durch Formatierungen und Aufzählungen unterstützt werden. Benutzen Sie aber bitte keine Emoticons in der Kommunikation per E-Mail. Sie wirken unprofessionell.

Am besten lesen Sie Ihre E-Mail vor dem Senden noch einmal durch – stimmen Grammatik und Rechtschreibung, ist der Tonfall höflich, haben Sie sich prägnant und klar ausgedrückt?

Abschließend sollten Sie sich auch überlegen, ob Sie eine (komplizierte) Angelegenheit nicht eher persönlich oder per Telefon klären.  Sie könnten das Problem eventuell schneller und vor allem charmanter klären.

 

Dana Dopheide

Recruiting Consultant

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